表格模板使用教程

一些表格模板的使用教程都在这里啦

核酸报告统计汇总表（含OCR截图识别）

由于学校疫情防控需要，为便利核酸报告收集工作，人工微结构科学与技术协同创新中心eScience中心与计算机科学与技术系的团队合作，依托中心的计算资源制作了含截图识别的表格模板系统。

表格包含功能有：

使用本模板，需要进行一些基本配置才能发挥完整功能。

一、使用模板

进入table.nju.edu.cn，访问模板。

在模板内找到 “健康-核酸报告统计汇总表（含OCR截图识别）” 后开始使用。

二、表格配置

由于模板的限制，暂时自动化任务无法通过模板复制，而自动化任务是整个模板的核心。因此，这一部分非常重要。

第一步：导入人员名单

在表格使用前，需要预先准备一个以下格式的名单：

学工号 姓名
100001 张三
…… ……

在人员信息汇总表中，选择从xlsx或csv中导入新数据，然后选中符合格式的文件：

**注意！Excel表格需要把单元格格式全部改为文本类型，否则部分纯数字学工号会出现异常！**确认无误后导入。

导入后，应当是只有学工号和姓名列有信息，而且没有多余空行。

第二步：设置自动化任务

在表格右上角，更多 “...”-自动化规则，点击 “增加规则”

之后会进入具体自动化规则的设置页面。

这里需要同样的方法新建两个规则，具体设置见下：

① 自动触发OCR识别

此自动化是为了当有人提交截图时，自动开始OCR识别。设置如下：

项目 设置
规则名称 （随意）
表格 原始数据
视图 默认视图
触发条件 新增记录
操作 运行Python脚本
脚本 请求OCR识别核酸报告

② 自动链接人员信息

此设置是为了有新的识别结果时，自动链接人员信息。设置如下：

项目 设置
规则名称 （随意）
表格 已识别核酸记录
视图 默认视图
触发条件 新增记录
操作 添加链接
选择此表中的链接列 链接人员信息
列1 学工号
列2 学工号

第三步：发放表单（问卷）

点击右上方表单：

鼠标移至已有的表单处，点击分享按钮，将此链接分享给他人即可填写（为了获取身份，表单默认会要求登录）。

填写者的界面，学号姓名也会自动识别，仅需上传一个截图：

特别需要注意，如果发放对象为学生等在Table服务范围的用户，姓名学号是可以自动识别的，但是需要编辑表单打开仅登录用户：

三、子表设计功能介绍

模板中分为四个子表，每张表格都设计有具体功能。四张子表分别为：

通过适当的自动化逻辑设计，我们可以让表格完成如下的流程：

  1. 收集对象（如学生）填写表单，只需要提交一张苏康码内的核酸检测截图；截图提交后，会出现在 “原始数据” 子表
  2. “原始数据” 子表检测到新增信息，自动触发OCR识别脚本，脚本识别是否和提交人一致，并识别出截图中含有的核酸检测信息，汇总在 “已识别核酸记录” 子表
  3. “已识别核酸记录” 子表识别到新增信息，与 “人员信息汇总表” 中的人员信息匹配并建立双向链接；同时 “人员信息汇总表” 中会显示最近一次核酸检测的时间
  4. 通过 “时间段分析汇总表” ，手动选择开始日期和结束日期，点击按钮便可自动计算该段时间内的核酸检测完成率，以及生成一个未完成人员的名单

原始数据

自动模式

原始数据表单一般不需要任何操作，自动化设置完毕后会自动处理，并且提供结果。

手动模式

但是如果出现无法识别或识别失败的情况，原始数据内包含一个重新识别按钮，直接点击会调用脚本自动识别。

切换到无法识别视图，会将没有识别或识别失败的内容单独显示。

已识别核酸记录

自动模式

这张表一般不需要操作，在原始数据内识别的结果，会自动添加到这里，并与人员信息汇总表的人员信息关联。

手动模式

但是如果出现前面原始数据无法识别，需要手动在这一张表添加链接，并填写姓名、链接学生信息：

然后在运行工具栏-“...”-数据处理-匹配人员数据处理，即可自动匹配手动新加的人员记录。

之后将人工介入处理的条目，直接将状态修改为已人工处理以标记处理完成。

时间段分析汇总表

这个页面仅支持手动模式，通过设置日期范围，点击计算完成情况会在后面自动生成结果。

人员信息汇总表

此表无需额外操作，仅仅用于查看相关人员最近一次的核酸时间。

鸣谢

校党委研工部

计算机科学与技术系研究生工作办公室

技术支持

IMAGINE Lab实验室、计算机软件研究所、自然语言处理研究组

OCR模块开发

硕士研究生王甲豪、张天昀和吕云哲（计算机科学与技术系研究生会）

模板设计

硕士研究生王甲豪、张天昀和吕云哲（计算机科学与技术系研究生会）

人工微结构科学与技术协同创新中心

计算资源

人工微结构科学与技术协同创新中心

如遇使用问题，欢迎加入QQ群：2343870。

相关推文👉NJU计小妍：抗疫｜核酸检测自动核查系统出炉~

NJU计小妍：

微结构eScience：

公共卫生教职工入校名单（OCR识别）

由于学校疫情防控需要，为便利教职工入校名单收集工作，人工微结构科学与技术协同创新中心eScience中心与计算机科学与技术系的团队合作，依托中心的计算资源制作了含截图识别的表格模板系统。

表格包含功能有：

使用本模板，需要进行一些基本配置才能发挥完整功能。

使用模板

进入table.nju.edu.cn，访问模板。

在模板内找到 “健康-公共卫生教职工入校名单（OCR识别）” ，点击打开并使用模板。

表格配置

发放表单

针对教职工发放传统表单（问卷）可以收集行程码。点击右上方表单：

鼠标移至已有的表单处，点击编辑按钮。

点击点开 所在单位名称 修改默认值为单位名称。

注：若教职工包含自管人员，访问权限请不要开启“仅登录用户”，应设置为 “任何人”。

发放查询外部应用

在表格右上方的插件-外部应用内，添加外部应用，选择数据查询，名称可以设定为入校查询。

设置查询字段为入校教职工工号，因为是公开查询链接，为了隐私保护隐藏全部字段，然后再打开必要的且可公开的字段，如准许入校状态、工号和姓名，设置完成后将此查询共享外链分发：

填写者点开的查询界面如下：

输入工号即可查询允许入校的情况。

人员名单子表

通过导入本单位所有人员的信息，可以进行已提交记录的自动匹配，从而确认每人是否已提交以及手机号码是否匹配

导入名单

在子表“人员名单”中导入或者粘贴本单位所有人员的工号、姓名和手机号

分组显示

用匹配性列进行分组展示，可以非常便利的查看各种情况

入校申请子表

入校申请子表中分为三个视图，每个视图都是为特定目的设计。分别为：

默认视图

提交的记录会在云端自动识别，如果出现识别不成功的情况，可以通过重新识别按钮来再次尝试识别。

在识别成功后，根据识别结果，手动点击允许入校按钮，会给此提交添加 “允许” 的标记；反之，可以双击空白将“准许入校状态”改为不允许，

异常行程

异常行程会单独将行程码识别结果有异常的条目单独列出，以供处理。

准许入校名单

所有被标记 “允许” 的条目均会在此简化显示，

你只需要使用 “导出视图为Excel”，便可以导出符合格式的Excel文件直接导入信息收集系统中上报！

一键批准

首先从申请中找出不符合的，将其“准许入校状态”标记为“拒绝”。然后再打开表格左侧的 脚本，运行批准所有申请，所有准许入校状态，则所有未标记准许入校状态的行都会自动标记为允许

归档

可将今天之前的过往申请归档，这样可以用一个表格每天收集信息，而不用创建新的表格。

归档过往申请

切换到“过往申请视图”，该视图列出的都是今天之前的提交的申请，选择归档视图，将该视图的所有记录（即今天之前的申请）归档

查看归档

切换到“归档申请”视图，可以查看已经归档的历史申请

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微结构eScience：

行程卡、核酸报告截图OCR识别表

本表在基础的收集功能上，又新增了OCR识别的功能，支持同时识别：

本表仅完成最基础的识别功能，其他功能因为需求变动频繁、过于复杂，需要用户具备一定的表格使用基础，请用户自行添加；如个性化需求需要帮助的，请联系eScience以提供支持。

如果你还没有熟悉这类表格的使用，建议你先尝试详细学习如下两个模板：

  1. 核酸报告统计汇总表（含OCR截图识别）

  2. 公共卫生教职工入校名单（OCR识别）

由于当前模板的限制，用户需要手动设置自动化：

若要通过下载全部导出固定文件名格式的图片，可以这样操作：

同时，本表格建议搭配看板插件使用，

该插件可以将原始数据

设置按照情况总览列来分组，勾选你需要查看的字段

数据会按照更加易读的卡片形式来展现

放置到工具栏，下次使用更方便哦！

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微结构eScience：

南京大学材料、易耗品验收入库单表格

本表格为《南京大学材料、易耗品验收入库单》格式一致的表单，集发票信息收集、情况管理、自动化生成入库单Excel文件于一体，降低发票收集入库整理的繁冗程度。

使用方法

使用模板

我们制作了一份模板，请在模板-财务中寻找~

新建收集表

按照 “示例收集” 子表的格式（推荐复制表但不复制记录）创建新的子表（例如：X年X月XXX办公室发票收集表）并自己取名。

发票数据收集与表单发放

针对财务管理人员，可以通过制作表单来让发票垫付人员帮忙填写。在右上角 “表单” 中已有一份为“示例收集”子表创建的《材料、易耗品发票收集表单（示例）》示例表单：

你可以创建新的表单并设置为为自己的子表（如前文的X年X月XXX办公室发票收集表），共享给别人填写发票信息：

同理，也可以分享数据收集表（适合大批量录入）。但无论如何，对应子表要选择上面你创建的新表。

配置表生成入库单打印文件

在本表格的所有子表中， “配置表” 只允许添加新的生成配置（即一行），不能删除这个子表、删改列名！

在 “配置表” 中，第一个 对应收集表格 输入需要数据来源的表格名，其余按照实际填写即可，最后点击 “生成Excel入库单”按钮。

打印入库单

格式已经被脚本自动设置，所以下载生成的Excel文件后，

只需要修改 “打印整个工作簿”，然后直接打印即可：

示例表格打印效果预览：示例收集.pdf

模板中的自动化脚本更新教程

有时候，因为脚本存在隐性问题（俗称BUG）或需求发生改变，模板中的自动化脚本的代码也会发生改变。本教程将简单介绍如何更新自动化脚本。

方法一：直接用最新的模板

优点 缺点
最佳使用方法 数据必须从头收集

这个方法简单直接，不必多说。

方法二：从最新模板复制粘贴新代码

优点 缺点
保留当前收集数据，无需重新设置自动化 需要复制粘贴操作来修改代码，不熟练用户需要小心

有时候表格用到一半、数据都已经收集好了，却突然发现了 BUG，怎么办？

首先，还是先从最新的模板创建一个新表格，然后直接点击该表格的对应脚本，

在弹出的代码页面直接全选-复制。然后回到你当前正在使用的表格，全选-删除-粘贴即可。

方法三：导出-导入-重新设置

优点 缺点
保留当前收集数据，但必须要重新设置自动化 整体导入代码，避免误修改代码风险

同样，从最新模板创建一个新表格，然后将新的脚本导出，浏览器会自动下载（可能会要求你点击保留）：

进入你正在使用的表格，导入刚才下载的脚本：

记住，此时需要将按钮列-列类型转换-选择脚本换成你刚刚导入的那个脚本（顺序和脚本栏一致，一般是最后一个；当然你可以手动重命名脚本来标记一下）。

同样，自动化设置涉及此脚本的内容需要一并修改。在那之后，删除原先的脚本。

方法四：成为自动化脚本真正的主人

优点 缺点
你将主宰本表格的一切 需要耐心学习

只要你会脚本对应的语言（Python/JavaScript），这些都不是问题~

高性能集群作业信息记录表模板教程

有时候我们在唐楼HPC上计算任务，想要较为准确地知道当前计算进展（例如，刚刚提交或者计算结束，又或者多个计算阶段到哪了），但是面临一堆Output文件不停cat、grep、bpeek很不优雅……

为了比较准确知道自己的作业当前的状态，有很多种方法，集群用户大多是这三种做法：

  1. 方法一（千万别这么干系列）：自己写个无限循环的脚本不停查询然后维持校园网外网访问，检测到后通过SMTP给自己发邮件。作为eScience高性能计算交流群的年更节目，此方法几乎没有任何优点，不仅浪费一个校园网终端、邮件有概率被过滤、浪费大量登录节点资源导致其他用户也卡顿，还有可能得到集群管理员姚老师的特！别！关！照！
  2. 方法二：使用bwait命令（详细用法自行搜索）在任务后执行通知，优点是够简单，缺点是登录节点如果出了什么问题，该命令也会失效。
  3. 方法三：直接将通知脚本集成在任务脚本里，放在任务前后执行。

本文将重点介绍方法三。你可能会说，那方法三不还是需要SMTP发邮件吗？

非也，如果你知道以下三个事实：

那么你就可以自然想到：通过协同表格的API从HPC计算任务提交信息至表格，然后利用表格自动化实现消息推送提醒；既能统一记录信息，方便后期统计分析计算效率，又可以实时通知，妙啊~

那么，如何实现这一构想呢？

创建表格文件

获取模板

在协同表格的模板页，点击科研-HPC作业信息记录表，使用此模板：

这个模板预设的列名可以不用修改，因为后面的脚本预设的就是这些列名：

创建自动化

首先，打开钉钉或企业微信（本文以企业微信为例），在群聊内创建一个群机器人

创建群机器人

之后，复制Webhook地址

复制Webhook地址

回到之前创建的表格，我们打开第三方集成

“第三方集成”在“...”点击后的菜单中

可以看见，表格支持发送邮件/企业微信机器人/钉钉机器人。本文我们主要关注机器人，因此邮件就暂时略过了。

第三方集成界面

在此处，我们添加一个企业微信机器人并粘贴刚才的Webhook地址

测试可以发送消息，即设置完毕。

如果你需要更高级的Webhook触发其他外部工作流来实现更加强大的自动化，可以选择另一种方式

此自定义Webhook会被所有新增、复制、删除、修改行操作触发，并以特定的格式发送消息。详情见官方手册。

打开表格的自动化规则，新增一条规则：

在规则中，我们设置只要新增记录的任务状态列“不是空”，

然后增加一个动作，动作类型为发送企业微信，并选择刚才我们在“第三方集成”创建的那个企业微信机器人

如果你想要“花里胡哨”一些，可以选择Markdown格式，并且按照企业微信机器人官方文档的Markdown格式要求配合{列名}引用的模板语法来撰写。钉钉机器人同理。

下面是一个企业微信机器人的例子：

集群任务新动向：
>任务ID：<font color="warning">**{任务ID}**</font>
>队列信息：**{队列}**
>节点信息：**{节点}**
>任务状态：<font color="info">**{任务状态}**</font>

保存这个自动化规则。至此，自动规则设置完毕。

获取脚本

在eScience的Seatable-Reporter代码仓库中，找到seatable-reporter-LSF.py文件，这就是脚本了。你可以把这个脚本放置在你的home目录下或其他什么地方，本文示例放置在~下面。

这个脚本配合上边的模板，什么也不用修改，可以直接拿来用。

使用脚本

获取Base API Token

脚本读取两个重要的环境变量：SEATABLE_HOST与SEATABLE_BASE_TOKEN，其中前者对协同表格用户而言填写table.nju.edu.cn即可，后者需要自行填写之前创建表格的API Token。

API Token的获取方式：

获取后，通过export命令将上述内容写入环境变量：

# 偷懒的话，可以直接加到`.bashrc`里面去
export SEATABLE_HOST=table.nju.edu.cn
export SEATABLE_BASE_TOKEN=<刚刚获取的API Token>

提交计算任务

由于提交作业之前的alias无法继承至LSF作业环境里，为了简单起见可以在LSF作业脚本开头写入命令，例如叫mylog。

在你想要的地方，直接mylog你想要的信息即可，消息便被发送至协同表格。以下是一个示例LSF作业脚本，

#BSUB -q 7702ib
#BSUB -n 1

alias mylog="python ~/seatable-reporter-LSF.py"

mylog "提交任务"
<your job>
mylog "计算结束"

表格上便会获得此消息

当然，根据计算任务不同，你也可以自定义更多的状态信息。表格接收到新的记录提交，便会触发自动化，在手机上相应提醒：

此外，表格本身留下的记录也可以用于一些信息统计——

结语

本文主要实践通过协同表格与HPC的联动，在纯内网环境实现了低成本的计算任务实况通知。

事实上，类似的自动化案例在eScience的各种服务中比比皆是。得益于eScience多个服务的灵活性，看似不相关的服务平时各司其职；一旦互相协同，就能在小至办公智能化，大至工作自动化的各方面有很大便利。

通用预约系统表模板使用教程

很多时候，为了更好地分配资源，我们需要有这样一个系统应用：

这样的需求，单纯的问卷形式传统表单收集是做不到的。而数据收集表虽然可以创建，整体的填写体验却不佳，也做不到判断填写是否有效。

如何将多种数据查看手段、数据收集手段，有机地结合起来，并赋以自动化？协同表格的通用应用、脚本、自动化规则综合使用，便是一种极好的方式。

本模板现在已经率先应用在唐仲英楼的会议室预约系统中。最古早的传统表单/数据收集表用法见2021年的推送：《协同表格 | 校内免费问卷制作平台你还不知道？》，这种用法作为早期智能表格的补充模块，比较简陋。现在面向复杂需求，更推荐使用的是通用应用：《协同表格 | 让每个人只能看见自己的记录，通用外部应用一招秒杀！》。

太长不看？这次，我们做了个简单的演示视频，建议在电脑上播放噢！

使用模板

从模板创建

登录协同表格，从“通用”-“通用预约系统表”创建一张新表。

从模板创建

通用-通用预约系统表

打开创建的“通用预约系统表”，下面准备开始修改内容。

修改表格信息

预约记录表-单选列标签

在创建的表格中，“预约记录表”子表内可以看到如下的这些列：

在上述诸多信息中，你 只需要更改标出的两列，点击“编辑单选”：

其中，您可以根据您的实际需求，将院系更改为部门、年级、课题组等等其他人员分类；会议室房间也可以是仪器设备等其他公共资源。

如果您需要更改列名，请注意将下方脚本内的相关索引（代码中“院系”和“会议室房间”的关键词）一并更改！

预约计价表-多选列标签

在前边我们修改过的“院系”和“会议室房间”（当然，根据你的需求，这里可能已经不叫这个名字了，但下面我们仍然沿用这两个名字），在 “预约计价表”子表 内也把相应的列名修改一致，并且标签需要一致：

唯一不同的是，这里的“院系”和“会议室房间”必须是多选列。

这里有个小技巧：你可以通过“导入/导出标签”从前面的“预约记录表”子表精准地把标签导入过来。

“预约计价表”子表提供了两种计费模式：次单价和时单价，并且逻辑上取最大值：

该子表的每一行都是计价规则，其逻辑为：同一行内，对应的“院系”预约对应的“会议室房间”，按照后边的计算方式计算。

此逻辑更改需要动脚本代码。如果不需要某种计费方式，一个简单的方法是：直接将该值写为0。例如，不需要按次计费，那就把次单价改为0，这样就始终采用时单价的结果了。

需要注意，这张子表应该覆盖所有的情况，并且规则互相不得有冲突。

预约规则配置表-变量值

“预约规则配置表”子表配置了用于脚本的变量。

首列不要动，你只需要根据自己需求修改“值”即可。

需要特别注意的是，OUTDUE是宽限期，该参数设定在后期录入开始时间早于当前一定时间段的记录，也会被视作有效预约。

邮件通知（可选）

为了能较为即时反馈预约结果，本模板设计了邮件通知系统，但需要按照下文方式配置。首先打开第三方集成面板：

在 “邮件”-“增加邮件账号” 内，添加一个用于发信的邮箱：

添加邮箱需要下列信息：

这些信息你可以通过搜索对应邮箱的第三方客户端配置教程来填入。例如，以南京大学邮箱为例，你可以参考《南大电子邮件使用办法》中关于“学生/教师邮箱客户端设置办法”的内容，寻找“SMTP”和“IMAP”端口号与客户端专用密码设置。

在上述账号添加完毕后，你可以**点击“发送”**来测试是否正确配置：

接着，打开 “规则”-“自动化规则” 模块：

其中已经有预置的三个核心自动化规则，你只需要检查第一个“预约状态更新通知”自动化规则：

绝大多数设置都是无需修改的，只需要将“第三方账户”从下拉框选中你刚刚添加的账户即可：

如果不设置这一部分，邮件将不会发送，但前面的功能不受影响。

脚本

本预约系统的核心脚本有两个，除非有前文中提到的需要修改列名的情况，一般情况下无需修改。

可以注意到，这里的脚本有两个。其中，除了新增记录规则判断，我们还需要定期冲突重复检查。这是因为，记录提交后，后台会运行一个Python脚本，但由于这个过程是并发的，如果极小概率出现：A和B是两条有预约时间冲突/重叠的记录，A记录比B记录先触发脚本，但因为某些不可控的原因，A的脚本尚未执行完时B已经被执行了，B脚本是完全不知道A记录的存在的，因此可能会同时被判断为预约成功。为了解决这个问题，一般做法是通过队列或其他方式有一个顺序的控制，这在协同表格中可以单独以一张子表作为队列来解决——但是显然这非常麻烦。因此，每天定时做一次检查，将冲突情况搁置并让申请人通知管理员处理，是非常必要的。

脚本会获取之前的记录，查询检测是否合法，然后计算费用，写入预约记录表的状态和无效原因列。

其中，状态有4个：

预约失败的原因一般包括：

如果自动化运行未生效（没有自动判断预约成功），可以通过脚本日志查看是不是哪里设置有问题（尤其是前文提到的预约计价表情况是否定义完全）：

脚本日志的常见报错包括：

编辑应用

通用应用是一个基于智能表格可让用户自行搭建简易APP的功能。通过简单的页面类型选择、组织，用户就可以为原先“简陋”的表格“套”上一层友好的交互页面。应用内的人员管理也是与表格原先的“协作人”独立，每一个用户登录应用时，都会被注册为一个应用的角色。

因此，通用应用功能相比之前依靠共享表格、视图以及传统表单、数据收集表实现的各种数据收集协作场景，都更加安全且功能丰富，而且登入/注册应用的用户不会受到人数限制。在面向大批量、不确定身份的人员很多行政目的的表格协作中，直接共享表格不仅权限不安全也有可能受到人数限制，使用通用应用是个推荐选择。

在“应用”模块，已经有一个样例应用。我们将通过下面这个应用来展示通用应用的优势。

点击右侧的小笔编辑此应用：

从左侧导航栏可以看见，这个应用设计了这些页面：

可以看到，我们预期本应用的设计需要满足预约填写，但又远不止是填写。我们希望：

说明页

进入编辑界面，说明页可以根据你的具体情况修改。

所有预约日历/所有预约查询

这两个页面直观展示当前预约情况：

其中，检索功能更具体一些：

这两个页面无需修改。

预约申请

这一页是用于预约填写的表单：

这里也应用了一个技巧，设置申请人姓名学号和申请人学工号两个的默认值分别为{creator.name}和{creator.id}，并设置默认值之后不能更改，就可以直接获取当前登录者的信息，填写人不需要手动填自己的姓名学号。该技巧见：协同表格 | 今日小技巧：从表单问卷的信息中提取填写者姓名学号

预约申请页面一般也无需修改。

申请人/负责人

申请人/负责人文件夹内的页面结构是一样的

其中，对应的人员在预约取消一栏可以删除已经存在的记录，但是不能修改或新增。如要重新预约，必须要从上面的预约申请提交新的预约。

预约管理

预约管理是可以设置为我们指定的人来访问，其他人无权限访问这一页面。这样，我们就可以在应用内就完成数据协作，无需共享表格。

鼠标移动到“设置”小齿轮，

就可以打开这一页的页面设置：

可以发现，各种权限能够设置的选项有四个：管理员（这张智能表格的管理员）、没有人、任何人、特定角色。

这里的特定角色与智能表格中的指定用户是完全不同的两个概念。特定角色仅在本应用内存在。在编辑本应用时，左侧可以看见用户和角色管理一项：

在用户一栏中的用户，便是本应用目前为止注册的用户：

这与原始的表格是完全独立的——除非你点击右上角将用户同步到表格。

在角色一栏我们点右上角增加角色，例如图中我们创建了一个辅助管理角色：

现在回到之前的页面设置，刷新后你将在这里看见辅助管理这个角色，选中它，这一页就只能被辅助管理查看了

发放应用

至此，我们已经编辑完毕主要的内容。下面的问题是，我们要如何发放这个应用？

首先，在编辑应用的左侧我们可以看见齿轮，这是整个应用的设置。这里我们可以设置一个好记的自定义URL。

但是直接复制这个应用发放，你会发现收到的人点开没有权限！你需要打开用户和角色管理-开放式访问-任何登录用户访问应用程序都将自动注册为应用程序用户，并设置自动注册的角色：

这样，用户拿到上方的 App URL 或者前文的自定义 URL，点击登录后都会自动创建为设定的角色并注册为此应用的用户。

实际上，本来我们需要在用户和角色管理内的邀请链接，为默认角色（或者你自创的某个角色）创建一个邀请链接，访问这个链接的人登录后才会自动按照这个角色注册为应用用户，这也是不进行上文设置会提示没有权限的原因。

但是，开放式访问的功能简化了这一流程。前面的“辅助管理”自定义角色可以单独创建邀请链接发放给协作者：

在完成上述步骤后，你应该得到了：

分发公开的APP链接地址给需要预约的用户，然后将辅助管理的链接分发给一起管理（主要是解决小概率冲突才需要人工介入，其余情况基本为自动化计算）的同事。

需要注意的是，上文所有的查询功能必须基于用户登录才能实现，因此千万不能开启开放式访问-允许匿名用户访问。