表格模板使用教程

一些表格模板的使用教程都在这里啦

核酸报告统计汇总表(含OCR截图识别)

由于学校疫情防控需要,为便利核酸报告收集工作,人工微结构科学与技术协同创新中心eScience中心与计算机科学与技术系的团队合作,依托中心的计算资源制作了含截图识别的表格模板系统。

表格包含功能有:

使用本模板,需要进行一些基本配置才能发挥完整功能。

一、使用模板

进入table.nju.edu.cn,访问模板

模板内找到 “健康-核酸报告统计汇总表(含OCR截图识别)” 后开始使用。

二、表格配置

由于模板的限制,暂时自动化任务无法通过模板复制,而自动化任务是整个模板的核心。因此,这一部分非常重要

第一步:导入人员名单

在表格使用前,需要预先准备一个以下格式的名单:

学工号 姓名
100001 张三
…… ……

人员信息汇总表中,选择从xlsx或csv中导入新数据,然后选中符合格式的文件:

**注意!Excel表格需要把单元格格式全部改为文本类型,否则部分纯数字学工号会出现异常!**确认无误后导入。

导入后,应当是只有学工号姓名列有信息,而且没有多余空行

第二步:设置自动化任务

在表格右上角,更多 “...”-自动化规则,点击 “增加规则”

之后会进入具体自动化规则的设置页面。

这里需要同样的方法新建两个规则,具体设置见下:

① 自动触发OCR识别

此自动化是为了当有人提交截图时,自动开始OCR识别。设置如下:

项目 设置
规则名称 (随意)
表格 原始数据
视图 默认视图
触发条件 新增记录
操作 运行Python脚本
脚本 请求OCR识别核酸报告

② 自动链接人员信息

此设置是为了有新的识别结果时,自动链接人员信息。设置如下:

项目 设置
规则名称 (随意)
表格 已识别核酸记录
视图 默认视图
触发条件 新增记录
操作 添加链接
选择此表中的链接列 链接人员信息
列1 学工号
列2 学工号

第三步:发放表单(问卷)

点击右上方表单:

鼠标移至已有的表单处,点击分享按钮,将此链接分享给他人即可填写(为了获取身份,表单默认会要求登录)。

填写者的界面,学号姓名也会自动识别,仅需上传一个截图

特别需要注意,如果发放对象为学生等在Table服务范围的用户,姓名学号是可以自动识别的,但是需要编辑表单打开仅登录用户

三、子表设计功能介绍

模板中分为四个子表,每张表格都设计有具体功能。四张子表分别为:

通过适当的自动化逻辑设计,我们可以让表格完成如下的流程:

  1. 收集对象(如学生)填写表单,只需要提交一张苏康码内的核酸检测截图;截图提交后,会出现在 “原始数据” 子表
  2. “原始数据” 子表检测到新增信息,自动触发OCR识别脚本,脚本识别是否和提交人一致,并识别出截图中含有的核酸检测信息,汇总在 “已识别核酸记录” 子表
  3. “已识别核酸记录” 子表识别到新增信息,与 “人员信息汇总表” 中的人员信息匹配并建立双向链接;同时 “人员信息汇总表” 中会显示最近一次核酸检测的时间
  4. 通过 “时间段分析汇总表” ,手动选择开始日期和结束日期,点击按钮便可自动计算该段时间内的核酸检测完成率,以及生成一个未完成人员的名单

原始数据

自动模式

原始数据表单一般不需要任何操作,自动化设置完毕后会自动处理,并且提供结果。

手动模式

但是如果出现无法识别或识别失败的情况,原始数据内包含一个重新识别按钮,直接点击会调用脚本自动识别。

切换到无法识别视图,会将没有识别或识别失败的内容单独显示。

已识别核酸记录

自动模式

这张表一般不需要操作,在原始数据内识别的结果,会自动添加到这里,并与人员信息汇总表的人员信息关联。

手动模式

但是如果出现前面原始数据无法识别,需要手动在这一张表添加链接,并填写姓名链接学生信息

然后在运行工具栏-“...”-数据处理-匹配人员数据处理,即可自动匹配手动新加的人员记录。

之后将人工介入处理的条目,直接将状态修改为已人工处理以标记处理完成。

时间段分析汇总表

这个页面仅支持手动模式,通过设置日期范围,点击计算完成情况会在后面自动生成结果。

人员信息汇总表

此表无需额外操作,仅仅用于查看相关人员最近一次的核酸时间。

鸣谢

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技术支持

IMAGINE Lab实验室、计算机软件研究所、自然语言处理研究组

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模板设计

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微结构eScience:

公共卫生教职工入校名单(OCR识别)

由于学校疫情防控需要,为便利教职工入校名单收集工作,人工微结构科学与技术协同创新中心eScience中心与计算机科学与技术系的团队合作,依托中心的计算资源制作了含截图识别的表格模板系统。

表格包含功能有:

使用本模板,需要进行一些基本配置才能发挥完整功能。

使用模板

进入table.nju.edu.cn,访问模板

模板内找到 “健康-公共卫生教职工入校名单(OCR识别)” ,点击打开并使用模板。

表格配置

发放表单

针对教职工发放传统表单(问卷)可以收集行程码。点击右上方表单:

鼠标移至已有的表单处,点击编辑按钮

点击点开 所在单位名称 修改默认值为单位名称。

注:若教职工包含自管人员,访问权限请不要开启“仅登录用户”,应设置为 “任何人”

发放查询外部应用

在表格右上方的插件-外部应用内,添加外部应用,选择数据查询,名称可以设定为入校查询。

设置查询字段为入校教职工工号,因为是公开查询链接,为了隐私保护隐藏全部字段,然后再打开必要的且可公开的字段,如准许入校状态、工号和姓名,设置完成后将此查询共享外链分发:

填写者点开的查询界面如下:

输入工号即可查询允许入校的情况。

人员名单子表

通过导入本单位所有人员的信息,可以进行已提交记录的自动匹配,从而确认每人是否已提交以及手机号码是否匹配

导入名单

在子表“人员名单”中导入或者粘贴本单位所有人员的工号、姓名和手机号

分组显示

用匹配性列进行分组展示,可以非常便利的查看各种情况

入校申请子表

入校申请子表中分为三个视图,每个视图都是为特定目的设计。分别为:

默认视图

提交的记录会在云端自动识别,如果出现识别不成功的情况,可以通过重新识别按钮来再次尝试识别。

在识别成功后,根据识别结果,手动点击允许入校按钮,会给此提交添加 “允许” 的标记;反之,可以双击空白将“准许入校状态”改为不允许

异常行程

异常行程会单独将行程码识别结果有异常的条目单独列出,以供处理。

准许入校名单

所有被标记 “允许” 的条目均会在此简化显示,

你只需要使用 “导出视图为Excel”,便可以导出符合格式的Excel文件直接导入信息收集系统中上报!

一键批准

首先从申请中找出不符合的,将其“准许入校状态”标记为“拒绝”。然后再打开表格左侧的 脚本,运行批准所有申请,所有准许入校状态,则所有未标记准许入校状态的行都会自动标记为允许

归档

可将今天之前的过往申请归档,这样可以用一个表格每天收集信息,而不用创建新的表格。

归档过往申请

切换到“过往申请视图”,该视图列出的都是今天之前的提交的申请,选择归档视图,将该视图的所有记录(即今天之前的申请)归档

查看归档

切换到“归档申请”视图,可以查看已经归档的历史申请

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微结构eScience:

行程卡、核酸报告截图OCR识别表

本表在基础的收集功能上,又新增了OCR识别的功能,支持同时识别:

本表仅完成最基础的识别功能,其他功能因为需求变动频繁、过于复杂,需要用户具备一定的表格使用基础,请用户自行添加;如个性化需求需要帮助的,请联系eScience以提供支持。

如果你还没有熟悉这类表格的使用,建议你先尝试详细学习如下两个模板:

  1. 核酸报告统计汇总表(含OCR截图识别)

  2. 公共卫生教职工入校名单(OCR识别)

由于当前模板的限制,用户需要手动设置自动化:

若要通过下载全部导出固定文件名格式的图片,可以这样操作:

同时,本表格建议搭配看板插件使用,

该插件可以将原始数据

设置按照情况总览列来分组,勾选你需要查看的字段

数据会按照更加易读的卡片形式来展现

放置到工具栏,下次使用更方便哦!

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微结构eScience:

南京大学材料、易耗品验收入库单表格

本表格为《南京大学材料、易耗品验收入库单》格式一致的表单,集发票信息收集、情况管理、自动化生成入库单Excel文件于一体,降低发票收集入库整理的繁冗程度。

使用方法

使用模板

我们制作了一份模板,请在模板-财务中寻找~

新建收集表

按照 “示例收集” 子表的格式(推荐复制表不复制记录)创建新的子表(例如:X年X月XXX办公室发票收集表)并自己取名。

发票数据收集与表单发放

针对财务管理人员,可以通过制作表单来让发票垫付人员帮忙填写。在右上角 “表单” 中已有一份为“示例收集”子表创建的《材料、易耗品发票收集表单(示例)》示例表单:

你可以创建新的表单并设置为为自己的子表(如前文的X年X月XXX办公室发票收集表),共享给别人填写发票信息:

同理,也可以分享数据收集表(适合大批量录入)。但无论如何,对应子表要选择上面你创建的新表

配置表生成入库单打印文件

在本表格的所有子表中, “配置表” 只允许添加新的生成配置(即一行),不能删除这个子表、删改列名

“配置表” 中,第一个 对应收集表格 输入需要数据来源的表格名,其余按照实际填写即可,最后点击 “生成Excel入库单”按钮

打印入库单

格式已经被脚本自动设置,所以下载生成的Excel文件后,

只需要修改 “打印整个工作簿”,然后直接打印即可:

示例表格打印效果预览:示例收集.pdf

模板中的自动化脚本更新教程

有时候,因为脚本存在隐性问题(俗称BUG)或需求发生改变,模板中的自动化脚本的代码也会发生改变。本教程将简单介绍如何更新自动化脚本。

方法一:直接用最新的模板

优点 缺点
最佳使用方法 数据必须从头收集

这个方法简单直接,不必多说。

方法二:从最新模板复制粘贴新代码

优点 缺点
保留当前收集数据,无需重新设置自动化 需要复制粘贴操作来修改代码,不熟练用户需要小心

有时候表格用到一半、数据都已经收集好了,却突然发现了 BUG,怎么办?

首先,还是先从最新的模板创建一个新表格,然后直接点击该表格的对应脚本,

在弹出的代码页面直接全选-复制。然后回到你当前正在使用的表格,全选-删除-粘贴即可。

方法三:导出-导入-重新设置

优点 缺点
保留当前收集数据,但必须要重新设置自动化 整体导入代码,避免误修改代码风险

同样,从最新模板创建一个新表格,然后将新的脚本导出,浏览器会自动下载(可能会要求你点击保留):

进入你正在使用的表格,导入刚才下载的脚本:

记住,此时需要将按钮列-列类型转换-选择脚本换成你刚刚导入的那个脚本(顺序和脚本栏一致,一般是最后一个;当然你可以手动重命名脚本来标记一下)。

同样,自动化设置涉及此脚本的内容需要一并修改。在那之后,删除原先的脚本。

方法四:成为自动化脚本真正的主人

优点 缺点
你将主宰本表格的一切 需要耐心学习

只要你会脚本对应的语言(Python/JavaScript),这些都不是问题~

高性能集群作业信息记录表模板教程

有时候我们在唐楼HPC上计算任务,想要较为准确地知道当前计算进展(例如,刚刚提交或者计算结束,又或者多个计算阶段到哪了),但是面临一堆Output文件不停catgrepbpeek很不优雅……

为了比较准确知道自己的作业当前的状态,有很多种方法,集群用户大多是这三种做法:

  1. 方法一(千万别这么干系列):自己写个无限循环的脚本不停查询然后维持校园网外网访问,检测到后通过SMTP给自己发邮件。作为eScience高性能计算交流群的年更节目,此方法几乎没有任何优点,不仅浪费一个校园网终端、邮件有概率被过滤、浪费大量登录节点资源导致其他用户也卡顿,还有可能得到集群管理员姚老师的特!别!关!照!
  2. 方法二:使用bwait命令(详细用法自行搜索)在任务后执行通知,优点是够简单,缺点是登录节点如果出了什么问题,该命令也会失效。
  3. 方法三:直接将通知脚本集成在任务脚本里,放在任务前后执行。

本文将重点介绍方法三。你可能会说,那方法三不还是需要SMTP发邮件吗?

非也,如果你知道以下三个事实:

那么你就可以自然想到:通过协同表格的API从HPC计算任务提交信息至表格,然后利用表格自动化实现消息推送提醒;既能统一记录信息,方便后期统计分析计算效率,又可以实时通知,妙啊~

那么,如何实现这一构想呢?

创建表格文件

获取模板

在协同表格的模板页,点击科研-HPC作业信息记录表,使用此模板:

这个模板预设的列名可以不用修改,因为后面的脚本预设的就是这些列名:

创建自动化

首先,打开钉钉或企业微信(本文以企业微信为例),在群聊内创建一个群机器人

创建群机器人

之后,复制Webhook地址

复制Webhook地址

回到之前创建的表格,我们打开第三方集成

“第三方集成”在“...”点击后的菜单中

可以看见,表格支持发送邮件/企业微信机器人/钉钉机器人。本文我们主要关注机器人,因此邮件就暂时略过了。

第三方集成界面

在此处,我们添加一个企业微信机器人并粘贴刚才的Webhook地址

测试可以发送消息,即设置完毕。

如果你需要更高级的Webhook触发其他外部工作流来实现更加强大的自动化,可以选择另一种方式

此自定义Webhook会被所有新增、复制、删除、修改行操作触发,并以特定的格式发送消息。详情见官方手册

打开表格的自动化规则,新增一条规则:

在规则中,我们设置只要新增记录的任务状态列“不是空”,

然后增加一个动作,动作类型为发送企业微信,并选择刚才我们在“第三方集成”创建的那个企业微信机器人

如果你想要“花里胡哨”一些,可以选择Markdown格式,并且按照企业微信机器人官方文档的Markdown格式要求配合{列名}引用的模板语法来撰写。钉钉机器人同理。

下面是一个企业微信机器人的例子:

集群任务新动向:
>任务ID:<font color="warning">**{任务ID}**</font>
>队列信息:**{队列}**
>节点信息:**{节点}**
>任务状态:<font color="info">**{任务状态}**</font>

保存这个自动化规则。至此,自动规则设置完毕。

获取脚本

在eScience的Seatable-Reporter代码仓库中,找到seatable-reporter-LSF.py文件,这就是脚本了。你可以把这个脚本放置在你的home目录下或其他什么地方,本文示例放置在~下面。

这个脚本配合上边的模板,什么也不用修改,可以直接拿来用。

使用脚本

获取Base API Token

脚本读取两个重要的环境变量:SEATABLE_HOSTSEATABLE_BASE_TOKEN,其中前者对协同表格用户而言填写table.nju.edu.cn即可,后者需要自行填写之前创建表格的API Token。

API Token的获取方式:

获取后,通过export命令将上述内容写入环境变量:

# 偷懒的话,可以直接加到`.bashrc`里面去
export SEATABLE_HOST=table.nju.edu.cn
export SEATABLE_BASE_TOKEN=<刚刚获取的API Token>

提交计算任务

由于提交作业之前的alias无法继承至LSF作业环境里,为了简单起见可以在LSF作业脚本开头写入命令,例如叫mylog

在你想要的地方,直接mylog你想要的信息即可,消息便被发送至协同表格。以下是一个示例LSF作业脚本,

#BSUB -q 7702ib
#BSUB -n 1

alias mylog="python ~/seatable-reporter-LSF.py"

mylog "提交任务"
<your job>
mylog "计算结束"

表格上便会获得此消息

当然,根据计算任务不同,你也可以自定义更多的状态信息。表格接收到新的记录提交,便会触发自动化,在手机上相应提醒:

此外,表格本身留下的记录也可以用于一些信息统计——

结语

本文主要实践通过协同表格与HPC的联动,在纯内网环境实现了低成本的计算任务实况通知。

事实上,类似的自动化案例在eScience的各种服务中比比皆是。得益于eScience多个服务的灵活性,看似不相关的服务平时各司其职;一旦互相协同,就能在小至办公智能化,大至工作自动化的各方面有很大便利。

通用预约系统表模板使用教程

很多时候,为了更好地分配资源,我们需要有这样一个系统应用:

这样的需求,单纯的问卷形式传统表单收集是做不到的。而数据收集表虽然可以创建,整体的填写体验却不佳,也做不到判断填写是否有效。

如何将多种数据查看手段、数据收集手段,有机地结合起来,并赋以自动化?协同表格的通用应用、脚本、自动化规则综合使用,便是一种极好的方式。

本模板现在已经率先应用在唐仲英楼的会议室预约系统中。最古早的传统表单/数据收集表用法见2021年的推送:《协同表格 | 校内免费问卷制作平台你还不知道?》,这种用法作为早期智能表格的补充模块,比较简陋。现在面向复杂需求,更推荐使用的是通用应用:《协同表格 | 让每个人只能看见自己的记录,通用外部应用一招秒杀!》

太长不看?这次,我们做了个简单的演示视频,建议在电脑上播放噢!

使用模板

从模板创建

登录协同表格,从“通用”-“通用预约系统表”创建一张新表。

从模板创建

通用-通用预约系统表

打开创建的“通用预约系统表”,下面准备开始修改内容。

修改表格信息

预约记录表-单选列标签

在创建的表格中,“预约记录表”子表内可以看到如下的这些列:

在上述诸多信息中,你 只需要更改标出的两列,点击“编辑单选”:

其中,您可以根据您的实际需求,将院系更改为部门、年级、课题组等等其他人员分类;会议室房间也可以是仪器设备等其他公共资源

如果您需要更改列名,请注意将下方脚本内的相关索引(代码中“院系”和“会议室房间”的关键词)一并更改!

预约计价表-多选列标签

在前边我们修改过的“院系”和“会议室房间”(当然,根据你的需求,这里可能已经不叫这个名字了,但下面我们仍然沿用这两个名字),在 “预约计价表”子表 内也把相应的列名修改一致,并且标签需要一致:

唯一不同的是,这里的“院系”和“会议室房间”必须是多选列

这里有个小技巧:你可以通过“导入/导出标签”从前面的“预约记录表”子表精准地把标签导入过来。

“预约计价表”子表提供了两种计费模式:次单价和时单价,并且逻辑上取最大值

该子表的每一行都是计价规则,其逻辑为:同一行内,对应的“院系”预约对应的“会议室房间”,按照后边的计算方式计算。

此逻辑更改需要动脚本代码。如果不需要某种计费方式,一个简单的方法是:直接将该值写为0。例如,不需要按次计费,那就把次单价改为0,这样就始终采用时单价的结果了。

需要注意,这张子表应该覆盖所有的情况,并且规则互相不得有冲突

预约规则配置表-变量值

“预约规则配置表”子表配置了用于脚本的变量。

首列不要动,你只需要根据自己需求修改“值”即可。

需要特别注意的是,OUTDUE是宽限期,该参数设定在后期录入开始时间早于当前一定时间段的记录,也会被视作有效预约。

邮件通知(可选)

为了能较为即时反馈预约结果,本模板设计了邮件通知系统,但需要按照下文方式配置。首先打开第三方集成面板:

“邮件”-“增加邮件账号” 内,添加一个用于发信的邮箱:

添加邮箱需要下列信息:

这些信息你可以通过搜索对应邮箱的第三方客户端配置教程来填入。例如,以南京大学邮箱为例,你可以参考《南大电子邮件使用办法》中关于“学生/教师邮箱客户端设置办法”的内容,寻找“SMTP”和“IMAP”端口号与客户端专用密码设置。

在上述账号添加完毕后,你可以**点击“发送”**来测试是否正确配置:

接着,打开 “规则”-“自动化规则” 模块:

其中已经有预置的三个核心自动化规则,你只需要检查第一个“预约状态更新通知”自动化规则

绝大多数设置都是无需修改的,只需要将“第三方账户”从下拉框选中你刚刚添加的账户即可

如果不设置这一部分,邮件将不会发送,但前面的功能不受影响。

脚本

本预约系统的核心脚本有两个,除非有前文中提到的需要修改列名的情况,一般情况下无需修改。

可以注意到,这里的脚本有两个。其中,除了新增记录规则判断,我们还需要定期冲突重复检查。这是因为,记录提交后,后台会运行一个Python脚本,但由于这个过程是并发的,如果极小概率出现:A和B是两条有预约时间冲突/重叠的记录,A记录比B记录先触发脚本,但因为某些不可控的原因,A的脚本尚未执行完时B已经被执行了,B脚本是完全不知道A记录的存在的,因此可能会同时被判断为预约成功。为了解决这个问题,一般做法是通过队列或其他方式有一个顺序的控制,这在协同表格中可以单独以一张子表作为队列来解决——但是显然这非常麻烦。因此,每天定时做一次检查,将冲突情况搁置并让申请人通知管理员处理,是非常必要的。

脚本会获取之前的记录,查询检测是否合法,然后计算费用,写入预约记录表状态无效原因列。

其中,状态有4个:

预约失败的原因一般包括:

如果自动化运行未生效(没有自动判断预约成功),可以通过脚本日志查看是不是哪里设置有问题(尤其是前文提到的预约计价表情况是否定义完全):

脚本日志的常见报错包括:

编辑应用

通用应用是一个基于智能表格可让用户自行搭建简易APP的功能。通过简单的页面类型选择、组织,用户就可以为原先“简陋”的表格“套”上一层友好的交互页面。应用内的人员管理也是与表格原先的“协作人”独立,每一个用户登录应用时,都会被注册为一个应用的角色。

因此,通用应用功能相比之前依靠共享表格、视图以及传统表单、数据收集表实现的各种数据收集协作场景,都更加安全且功能丰富,而且登入/注册应用的用户不会受到人数限制。在面向大批量、不确定身份的人员很多行政目的的表格协作中,直接共享表格不仅权限不安全也有可能受到人数限制,使用通用应用是个推荐选择。

在“应用”模块,已经有一个样例应用。我们将通过下面这个应用来展示通用应用的优势。

点击右侧的小笔编辑此应用:

从左侧导航栏可以看见,这个应用设计了这些页面:

可以看到,我们预期本应用的设计需要满足预约填写,但又远不止是填写。我们希望:

说明页

进入编辑界面,说明页可以根据你的具体情况修改。

所有预约日历/所有预约查询

这两个页面直观展示当前预约情况:

其中,检索功能更具体一些:

这两个页面无需修改。

预约申请

这一页是用于预约填写的表单:

这里也应用了一个技巧,设置申请人姓名学号申请人学工号两个的默认值分别为{creator.name}{creator.id},并设置默认值之后不能更改,就可以直接获取当前登录者的信息,填写人不需要手动填自己的姓名学号。该技巧见:协同表格 | 今日小技巧:从表单问卷的信息中提取填写者姓名学号

预约申请页面一般也无需修改。

申请人/负责人

申请人/负责人文件夹内的页面结构是一样的

其中,对应的人员在预约取消一栏可以删除已经存在的记录,但是不能修改或新增。如要重新预约,必须要从上面的预约申请提交新的预约。

预约管理

预约管理是可以设置为我们指定的人来访问,其他人无权限访问这一页面。这样,我们就可以在应用内就完成数据协作,无需共享表格。

鼠标移动到“设置”小齿轮,

就可以打开这一页的页面设置:

可以发现,各种权限能够设置的选项有四个:管理员(这张智能表格的管理员)、没有人、任何人、特定角色

这里的特定角色与智能表格中的指定用户是完全不同的两个概念。特定角色仅在本应用内存在。在编辑本应用时,左侧可以看见用户和角色管理一项:

用户一栏中的用户,便是本应用目前为止注册的用户:

这与原始的表格是完全独立的——除非你点击右上角将用户同步到表格

角色一栏我们点右上角增加角色,例如图中我们创建了一个辅助管理角色:

现在回到之前的页面设置,刷新后你将在这里看见辅助管理这个角色,选中它,这一页就只能被辅助管理查看了

发放应用

至此,我们已经编辑完毕主要的内容。下面的问题是,我们要如何发放这个应用?

首先,在编辑应用的左侧我们可以看见齿轮,这是整个应用的设置。这里我们可以设置一个好记的自定义URL。

但是直接复制这个应用发放,你会发现收到的人点开没有权限!你需要打开用户和角色管理-开放式访问-任何登录用户访问应用程序都将自动注册为应用程序用户,并设置自动注册的角色:

这样,用户拿到上方的 App URL 或者前文的自定义 URL,点击登录后都会自动创建为设定的角色并注册为此应用的用户。

实际上,本来我们需要在用户和角色管理内的邀请链接,为默认角色(或者你自创的某个角色)创建一个邀请链接,访问这个链接的人登录后才会自动按照这个角色注册为应用用户,这也是不进行上文设置会提示没有权限的原因。

但是,开放式访问的功能简化了这一流程。前面的“辅助管理”自定义角色可以单独创建邀请链接发放给协作者:


在完成上述步骤后,你应该得到了:

分发公开的APP链接地址给需要预约的用户,然后将辅助管理的链接分发给一起管理(主要是解决小概率冲突才需要人工介入,其余情况基本为自动化计算)的同事。

需要注意的是,上文所有的查询功能必须基于用户登录才能实现,因此千万不能开启开放式访问-允许匿名用户访问

作业收集评分表(新版)

在现代教育环境中,高效地管理作业收集、批改和评分是每位教师的重要任务。eScience中心提供的协同表格是一个强大、灵活的工具,可以帮助教师或助教轻松实现这一目标。

本文将介绍如何使用协同表格的作业收集评分表。

从模板创建

点击从模板创建,选择 “教学与学习-作业收集评分表(新版)” 并创建。

配置应用角色

进入表格后,无需做任何调整,直接点击界面右上角的 “应用”

这里已经有个 “作业提交系统” 创建完毕了。鼠标移动到这一行,点击右侧的笔状图标进行编辑。

进入编辑页面,如下图:

该应用有三个页面,预期如下设计:

所以除了默认角色外,应用应当有三个角色:

注:通用应用功能的角色权限与表格内原先的权限完全独立!因此不需要管原来的表格是什么样,我们只需要关心这个应用内的权限如何。

在左侧点击如图所示的图标,进入用户与角色管理

进入角色设置页,增加“学生”和“助教”两个角色。

鼠标移动至“评分页面”的小齿轮:

右下角会出现权限设置,如图设置即可:

在这一步,可以设置评分后台只有助教和管理员看见。

创建并分配链接

最后来到 “邀请链接” 一栏,分别给“助教”角色和“学生”角色按需求创建一个链接并发放。

学生视角

给学生发放学生角色链接后,点击后登录账号,该账号会自动以学生身份加入该应用。

学生将看不见评分后台,在提交作业页可以提交作业文件:

修改作业页可以查看提交情况和修改,也能看见最终分数。

助教视角

助教可以看见所有页面,在评分页面助教能够看见所有人作业:

点开上传的文件列,点击对应文件可以在线预览作业文件(仅限常见Word、PDF、图片文件)。

也可以选择批量全部下载:

根据自定义的拼接文件名,下载文件会相应的重命名:

通过联用Box云盘还可以实现直接下载数据到云盘里,免去下载上传备份的麻烦。具体请参考文章:《协同表格&云盘梦幻联动!》

在一旁的“评分”即可直接填入数字:

停止学生提交/修改作业

提交作业页面权限全部修改为管理员或助教,

修改作业页面把除了“谁可以查看页面”以外的权限设置为管理员。这样就可以保留学生查看权限但不允许修改了。

特别提醒

一张表收整个学期作业

原先的模板仅仅用于单次作业收集,但更多的情况下,我们需要一学期收好多次作业,那要怎么修改呢?这可以稍稍修改实现:

首先,增加一个单选列,为作业批次

然后编辑应用-提交作业页面,添加作业批次字段:

并且设置默认值,以及不能更改:

这个页面设置的“禁止添加重复记录”也设定为:学号和作业批次不得重复。

应用-修改作业页面的设置中,取消作业批次的预隐藏并且设置为只读。

评分页面的预隐藏和只读设置同上。

当然,如果嫌麻烦,也可以每个批次单独创建一个表。这种情况就更建议先创建一个文件夹方便管理了。

上传作业文件管理

在刚登录的主界面点击头像会显示用量:

目前,表格用户每人有100G空间。